Klauzula informacyjna na potrzeby postępowania rekrutacyjnego

Zgodnie z art. 13 ust. 1, 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO − informujemy, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest: Coditive Sp. z o. o. z siedzibą w Knurowie (44-193), ul. Hugo Kołłątaja 1B/9, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy W Gliwicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000907960, kapitał zakładowy 20 000,00 zł w całości wpłacony, NIP: 9691643891, REGON: 387408110 (dalej jako Administrator).

2. Inspektor ochrony danych osobowych

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych u Administratora możecie się Państwo skontaktować pisząc na:

• adres poczty elektronicznej:  hello@coditive.com

• adres korespondencyjny: ul. Hugo Kołłątaja 1B/9, 44-193 Knurów

3. Rodzaj przetwarzanych danych osobowych

Będziemy przetwarzać podane przez Panią/Pana następujące dane osobowe:

• Imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, wskazane przez Panią/Pana dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia,

• znajdujące się w życiorysie (CV) i liście motywacyjnym oraz udostępnione w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej bądź w związku z przeprowadzeniem testów kwalifikacyjnych lub sprawdzających.

4. Cel przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane:

1. w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę – w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy w tym art. 22(1) Kodeksu pracy);

2. w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna – w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

3. w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa ani przez Administratora, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych na stanowiska pracy w Coditive, do czasu wycofania zgody, nie dłużej niż przez okres dwóch lat od dnia wyrażenia zgody. W tym celu będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);

4. w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata lub kandydatki oraz ustalenia warunków współpracy – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest weryfikacja kandydatów do pracy oraz określenie warunków ewentualnej współpracy;

5. w celu ustalenia lub dochodzenia przez Administratora ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie danych w zakresie określonym w art. 22(1) Kodeksu pracy oraz oraz rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika jest wymagane – w przypadku preferowania przez kandydata zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę – przez przepisy prawa, w tym przede wszystkim przez Kodeks pracy, zaś w przypadku preferowania zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną – przez Administratora. Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia danej kandydatury w procesie rekrutacyjnym. Podanie danych, w zakresie w jakim konieczna jest zgoda podmiotu, którego dane dotyczą jest dobrowolne, jednak odmowa podania tych danych uniemożliwia Pani/Panu automatyczny udział w przyszłych postępowaniach rekrutacyjnych i będzie wymagało kolejnego aplikowania.

W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą, jaką jest przesłanie przez kandydata dokumentów aplikacyjnych. W przypadku, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.

5. Okresy przetwarzania danych osobowych

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od podstawy prawnej i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. W zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w oparciu o wyrażoną zgodę, można ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania. W przypadku wyrażenia zgody dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe usuwane są nie później niż po upływie dwóch lat – o ile wcześniej zgoda nie została wycofana. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

6. Odbiorcy danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane uprawnionym instytucjom określonym przez przepisy prawa oraz podmiotom przetwarzającym, które świadczą usługi na rzecz Administratora i którym te dane są powierzane. Przewidywanymi odbiorcami Państwa danych osobowych są:

• podmioty, które współpracują z nami przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, prawnych oraz podmioty, które świadczą nam usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, rachunkowe, szkoleniowe, archiwizacji dokumentów, obsługę korespondencji, organizacji i prowadzenia rekrutacji,

• podmioty, które obsługują systemy teleinformatyczne i które świadczą usługi IT, w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów, dla których przetwarzane są Pani/Pana dane osobowe

7. Prawa wynikające z przetwarzania danych osobowych

W związku z tym, że będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe, przysługują Pani/Panu następujące prawa:

• prawo do wniesienia sprzeciwu,

• prawo dostępu do danych osobowych,

• prawo do sprostowania danych,

• prawo do usunięcia danych (zwane również “prawem do bycia zapomnianym”),

• prawo do ograniczenia przetwarzania danych,

• prawo do przenoszenia danych,

• prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem.

8. Punkt kontaktowy, za pośrednictwem którego można żądać wykonania swoich praw

Jeśli Pani/Pan będzie chciał/a skorzystać z przysługujących praw może się Pani/Pan z nami skontaktować na wybrany sposób:

• pisemnie na adres Coditive Sp. z o.o. ul. Hugo Kołłątaja 1B/9, 44-193 Knurów

• e-mailowo na adres: hello@coditive.com

Jeśli zdecyduje się Pani/Pan skorzystać z przysługujących praw, udzielimy Pani/Panu odpowiedzi odnośnie rozpatrzenia wniosku, nie później niż w terminie miesiąca od dnia kiedy otrzymamy żądanie.

Oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych wymaga jego złożenia w formie pisemnej lub elektronicznej na adres e-mail: hello@coditive.com

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

W przypadku naruszenia ochrony Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Profilowanie

Pani/Pana dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

11. Przetwarzanie danych poza EOG

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy dalej („EOG”). Sytuacja taka może mieć miejsce w przypadku gdy Administrator zleca wykonanie określonych usług podmiotom mającym siedzibę poza EOG lub przetwarzającym dane poza EOG. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane jedynie do państw trzecich (państwa poza EOG) lub podmiotów w państwach trzecich (na podstawie programu „Data Privacy Framework”), w stosunku do których decyzją Komisji Europejskiej stwierdzono odpowiedni stopień ochrony danych lub zawarto w umowach z tymi podmiotami standardowe klauzule ochrony danych. W związku z przekazaniem danych poza EOG można zażądać od Administratora dalszych informacji o stosowanych zabezpieczeniach w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń oraz informację o miejscu ich udostępnienia kontaktując się z Administratorem w sposób wskazany w niniejszej informacji.